Діловодство це:
Діловодство – це важлива складова частина будь-якого організаційного процесу. Це процес організації, контролю та зберігання документів, які використовуються в діловій діяльності підприємства або установи. Діловодство забезпечує ефективне та безперебійне функціонування організації, допомагає в управлінні документами та забезпечує доступ до них у майбутньому.
Зміст
Історія діловодства
Діловодство з’явилося багато століть тому, коли люди почали вести облік своїх ділових справ. У середньовіччі паперові документи були дуже рідкісними, тому вони були дуже цінними. З появою книгодруку та збільшення кількості документів, поступово з’явилася необхідність у систематизації та зберіганні документів. Наприкінці XIX століття діловодство стало більш важливим та складним процесом, оскільки більшість документів стали стандартизованими та масовими.
Функції діловодства
Діловодство виконує такі основні функції:
1. Організаційна функція
Організаційна функція діловодства полягає у створенні системи організації та зберігання документів. Це включає в себе установлення порядку документообігу та розробку правил зберігання та знищення документів.
2. Архівна функція
Архівна функція діловодства передбачає зберігання документів у відповідності до встановлених правил та термінів. Це дозволяє зберегти історію організації та забезпечити доступ до необхідних документів у майбутньому.
3. Контрольна функція
Контрольна функція діловодства полягає у стеженні за документообігом та забезпеченні безперебійного процесу обробки та передачі документів. Це допомагає уникнути затримок та помилок у роботі організації.
4. Інформаційна функція
Інформаційна функція діловодства полягає у забезпеченні швидкого та легкого доступу до необхідної інформації для управління організацією. Це допомагає приймати обґрунтовані рішення та планувати майбутню діяльність.
Основні принципи діловодства
1. Принцип стабільності
Діловодство повинно бути стабільним та постійно забезпечувати доступ до документів у будь-який час. Це дозволяє уникнути втрати документів та забезпечити ефективну роботу організації.
2. Принцип систематизації
Документи повинні бути організовані та систематизовані відповідно до встановленої системи класифікації. Це забезпечує швидкий та зручний доступ до необхідної інформації.
3. Принцип стандартизації
Стандартизація документів дозволяє встановити загальні правила та вимоги до оформлення та зберігання документів. Це уникне повторної роботи та спростить процес обробки документів.
